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Selbstmanagement gegen Hektik – Prioritäten setzen

Stress ist mittlerweile in allen Management-Ebenen an der Tagesordnung.

Ron Ashkenas identifiziert zwei Hauptgründe für diesen – genau genommen selbstgemachten – Stress und hat Lösungsvorschläge.

Ein gängiges Problem in vielen Unternehmen ist folgendes:

CBF Coach NewsAlle Aufgaben erscheinen wichtig. Alle Aufgaben sollten erledigt werden. Am besten sofort! Die Deadlines für Projekte sind eng getaktet und sehen oft keinen Zeitpuffer vor. Das führt zu Mehrarbeit, Überstunden und ungeplanten Nachtschichten.

Die Stresslevel – von Mitarbeitern und Führungskräften – sind konstant auf einem zu hohen Niveau. Mangelhaft geplantes Projekt- und Zeitmanagement vergeuden Ressourcen und belasten alle Beteiligten.

Das Beispiel, welches im Artikel genannt wurde, habe ich selbst in meiner Zeit als Ärztin erlebt.

Die meisten Ärzte möchten, dass die Ergebnisse ihrer Patienten schnellstmöglich vorliegen. Dazu kennzeichnen sie die Proben für das Labor mit „eilt“. Oftmals obwohl das Vorliegen der Ergebnisse auch in der „normalen“ Zeit ausreichend wäre.

Welche Konsequenzen das hat, liegt auf der Hand: Zu viele Proben, die „eilen“.

Ein überlastetes Labor, ohne Möglichkeit, herauszufinden, welche dieser Proben tatsächlich eilig sind. Warum?

Wir leben in einer Welt, in der immer alles schneller funktionieren muss. Mehr Arbeit in weniger Zeit. Überall auf der Welt sind wir durch die fortschreitende Digitalisierung vernetzt und alles findet in Echtzeit statt. Dabei verlernen wir die Fähigkeit zu priorisieren. Nämlich wirklich Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Das führt zu noch mehr Aufgaben in noch kürzerer Zeit und einem Anstieg des empfundenen Stresses.

Um aus diesem Hamsterrad zu entkommen, empfiehlt Ron Ashkenas, ganz von vorne anzufangen und die Arbeitsroutinen zu hinterfragen.

Welche Schritte sind wirklich notwendig? Reicht es beispielsweise aus, einmal im Monat ein Meeting mit der Führungsebene zu vereinbaren, in dem über aktuelle Projekte gesprochen wird, oder muss dies tatsächlich wöchentlich stattfinden?

Überlegen Sie, welche Aufgaben und Arbeitsschritte in welchen Zeitintervallen notwendig sind. So schaffen Sie Zeit, die Sie für die Bewältigung anderer ToDos zur Verfügung haben. Identifizieren Sie die „Zeitfresser“ in Ihrer Organisation.

Definieren Sie gemeinsam im Team, welche Prioritäten die einzelnen Aufgaben haben. Identifizieren Sie einige wenige Aufgaben, die wirklich dringend sind. Nur diese haben Vorrang.

Kommen im Laufe des Tages/ der Woche neue Aufgaben dazu, entscheiden Sie erneut, wo diese auf Ihrer Prioritätenliste eingeordnet werden können. Sie werden sehen, dass der Stress abnimmt und Sie effizienter arbeiten werden.

Die große Herausforderung dabei ist das Gefühl gehen zu lassen, dass alles sofort gemacht werden müsse.

http://www.harvardbusinessmanager.de/blogs/selbstmanagement-gegen-hektik-prioritaeten-setzen-a-960099.html

© Dr. Cristina Barth Frazzetta

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